En un coffee break de empresa hay que incluir café e infusiones, agua o zumo, algo salado, algo dulce y fruta, en piezas que se coman de pie y con una mano. Lo que lo hace bueno no es llenar la mesa, sino que esté listo a su hora, que se sirva rápido y que cada asistente encuentre algo que pueda tomar.
Lo montamos a menudo para reuniones, cursos y jornadas; estos son los detalles que conviene tener claros antes de pedirlo.
Qué es un coffee break y cuánto dura
Es el descanso del programa: un rato para despejarse, tomar algo y charlar. ASEST lo describe como una herramienta para fomentar la interacción y el networking entre asistentes, y es verdad que muchos contactos de una jornada se hacen con la taza en la mano. Suele rondar los 20 minutos (Minor Hotels habla de «ese rato de 20 minutos» como el momento clave de una jornada), pero la tuya la decide el programa.
Para calcularla, suma cuatro tramos: salir de la sala, llegar a la mesa, servirse y volver. Si la pausa es corta, evita lo que obligue a esperar a que te preparen algo al momento. Si hay margen para conversar, unas mesas altas donde apoyar plato y vaso ayudan mucho.
Un detalle que parece menor y no lo es: la hora que pones en el programa es la hora en que la mesa tiene que estar lista, no la hora en que llega el catering. Decide también quién avisa a la cocina si la sesión se alarga.
Diferencia entre catering y coffee break
Es una de las dudas que más se repiten, y la respuesta es corta. El catering es el servicio completo de comida y bebida de un evento: puede ser un cóctel, un lunch, una comida sentada o una cena. El coffee break es una de sus modalidades, la pausa ligera con bebida y bocados pequeños.
No compiten: se eligen según lo que pida la jornada.
| Si tu jornada es… | Lo que suele encajar |
|---|---|
| Una reunión o sesión de mañana, sin comida después | Coffee break, o lunch si se alarga |
| Un curso o jornada con comida posterior | Coffee break ligero y la comida aparte |
| Una presentación o inauguración | Cóctel o pica-pica con estaciones |
| Una jornada completa con ponentes | Pausa a media mañana, comida y, si hace falta, otra pausa por la tarde |
Si dudas, cuéntanos el horario y cuánta gente sois y te decimos qué formato encaja. Es el trabajo de nuestro catering para eventos de empresa.
Qué incluir en un coffee break
La idea es que haya algo para cada gusto sin amontonar en la mesa cosas que se pisan entre sí. Elige según la hora y lo que venga después, y prioriza piezas que se coman con una mano: la gente come de pie y con la taza en la otra.
| Grupo | Opciones | Qué preguntar al pedir |
|---|---|---|
| Bebidas calientes | Café, descafeinado, infusiones | Cómo se sirven y quién repone |
| Bebidas frías | Agua, zumos | Dónde se colocan para no hacer cola |
| Salado | Minisándwiches, brochetas, empanadillas, tartaletas | Tamaño, relleno y si aguanta bien fuera de la nevera |
| Dulce | Bollería pequeña, galletas, tartaletas de fruta | Variedad y tamaño de cada pieza |
| Fruta | Entera o cortada | Cómo se presenta y con qué menaje |
| Acompañamientos | Leche, bebida vegetal, azúcar y edulcorante | Que estén identificados |
Se parece mucho al menú de ejemplo que propone ASEST: café e infusiones, agua y zumos, minibollería, galletas, fruta fresca, minisándwiches, brochetas y empanadillas. A partir de esa base, lo ajustamos al horario de tu jornada.
Cómo calcular la cantidad
Una cifra de «piezas por persona» sirve de poco si no sabes cómo es cada pieza: una minitartaleta y un bocadillo entero no se cuentan igual. Antes de pedir, ten claras estas cuatro cosas:
- Cómo se cuenta el pedido: en unidades, en bandejas o en raciones. Si comparas presupuestos, comprueba que hablan de lo mismo.
- Cuánta gente hay de verdad. Cuenta asistentes, ponentes y personal si también van a tomar algo. Separa inscritos de confirmados y acuerda cuándo se pasa el número final.
- Lo que viene después. Si la siguiente comida queda lejos o la pausa la sustituye, la propuesta tiene que ser más contundente que la de una pausa a media mañana con comida a la una.
- La hora. Cerca de la comida, mejor piezas ligeras que no quiten el hambre; a primera hora o a media tarde se agradece algo más de fondo.
Con las bebidas, no pienses solo en litros: piensa en cómo se reponen. Un pedido puede cuadrar en el papel y provocar cola si la reposición no va al ritmo de la salida de la sala. Pregunta por los termos o recipientes de servicio, por tazas y vasos y por las alternativas de bebida. Y antes de inflar el pedido «por si acaso», ajusta con el recuento final: sale más a cuenta que tirar comida.
Dietas: sin gluten, vegano, sin lácteos
Pregunta por las necesidades en la inscripción y pásalas antes de cerrar el menú. No esperes que una mesa variada lo resuelva todo: una bebida vegetal cubre una preferencia, pero si hay una alergia hay que mirar la composición de cada pieza.
La normativa española exige que la información sobre alérgenos esté disponible también en la comida sin envasar (Real Decreto 126/2015, BOE). Pide a la cocina esa información de cada elaboración y decide cómo la van a consultar tus asistentes. El nombre de la pieza no basta.
Un consejo práctico: dile a cada persona dónde está su opción y a quién puede preguntar. Es mucho más útil que un cartel de «hay para todos». Y si hay necesidades especiales, cuéntanoslas al pedir presupuesto y las dejamos previstas.
Cómo montar un coffee break sin atascos
Antes de la pausa
Comprueba el acceso para descargar, el espacio y lo que pide el formato elegido: mesas, enchufes, agua. Acuerda cuándo se puede montar sin interrumpir la sesión y quién recibe al equipo. Nosotros llegamos con margen y montamos antes de que empiece.
Piensa también en cómo se va a mover la gente. Si sale todo el mundo a la vez, que el café no tapone el paso hacia lo demás: café, agua y comida en puntos distintos.
Durante y después
Nombra a una persona de contacto que pueda avisar de retrasos y resolver imprevistos. Y aclara si habrá alguien atendiendo durante la pausa o si se monta y se deja listo, porque de eso depende quién repone y tiene que figurar en el presupuesto. Camareros y menaje se presupuestan aparte, según lo que necesites, y siempre por escrito.
Repaso para el día antes:
- Hora de salida, duración prevista y vuelta a la sala.
- Asistentes confirmados y opciones de cada dieta identificadas.
- Acceso, recepción del material y lugar de montaje.
- Menaje, suministros y forma de reponer acordados.
- Persona de contacto durante la jornada.
- Retirada de residuos y de material al terminar.
Coloca las papeleras donde se vean, pero sin tapar la mesa de comida. La limpieza también marca el ritmo del día, sobre todo si la sala se vuelve a usar después.
Coffee break y comida: cómo enlazar la jornada
Si después hay comida, enséñanos el menú completo al planificar la pausa. Así no repetimos elaboraciones sin querer y ajustamos lo que pesa el café. También podemos plantear la jornada entera como una sola propuesta, para que pausa y comida no vayan en pedidos sueltos.
Si quieres cerrar el día con algo especial, un arroz cocinado en directo para tu equipo le cambia el ritmo a cualquier jornada; si no lo has visto nunca, te explicamos qué es un show cooking y cuándo conviene. Y si se acerca fin de año, la comida de Navidad de empresa se reserva con tiempo: lo contamos en cuándo reservar la comida de empresa de Navidad.
Siguiente paso
Cuéntanos el día, el lugar, cuántos sois y si habrá comida después, y te mandamos una propuesta que puedas pasar a quien decida, con factura a nombre de la empresa. Puedes pedir presupuesto para el coffee break de tu jornada o repasar antes los formatos de catering para eventos de empresa.
Antes de cerrar las piezas y las bebidas, revisa qué información de alérgenos pedir al catering.
