Cuándo reservar la comida de empresa de Navidad

La comida de empresa en Navidad se reserva con dos o tres meses de margen si vas a un restaurante o a un salón, y con un mes si contratas un catering como el nuestro, que cocina donde estés. En octubre vas bien de tiempo, aunque no sobrado: los mejores días de diciembre son los primeros que desaparecen.

Aquí tienes cómo elegir fecha, formato y número de personas, y en qué orden hacerlo. Si prefieres que te lo organicen de principio a fin, tienes nuestro catering de Navidad para empresas.

Cuándo reservar la comida de empresa de Navidad

ILUNION Hotels, cadena que organiza estas celebraciones en sus hoteles, aconseja reservar con dos o tres meses para elegir espacio y ajustar el menú, y cuenta que en las empresas grandes la cuenta atrás empieza ya en septiembre. Es lógico: un salón tiene las fechas que tiene, y cada viernes de diciembre solo se vende una vez.

Con un catering el cálculo cambia, porque la cocina va a donde estés y no hace falta que haya una sala libre. Para eventos de empresa, en Xepep lo ideal es un mes; si vas más justo, llama igualmente. Lo que sí tiene que estar decidido pronto son tres cosas: el día, el sitio y cuántos seréis, aunque sea a ojo.

Qué días se llenan primero

La presión no se reparte igual por todo el mes:

• Jueves y viernes de finales de noviembre y de diciembre. Un reportaje sobre las reservas en Barcelona los señalaba como los días que concentran buena parte de la demanda, y ILUNION apunta que el jueves se ha convertido en el nuevo favorito.
• Las semanas de diciembre antes del puente, que suelen ir más llenas.
• La última semana de noviembre es la salida de quien quiere esquivar las aglomeraciones.
• Un miércoles o una comida al mediodía, incluida la del viernes que se alarga por la tarde, son las alternativas cuando no quedan noches.

Antes de proponer fecha, mira en qué día cae Nochebuena ese año. Si es jueves o viernes, la última semana laboral se queda muy corta y medio equipo ya estará pensando en las vacaciones. La semana anterior suele ser buen punto medio: ambiente navideño y agendas todavía manejables.

Calendario de preparación hacia atrás

Cuenta desde el día de la comida y ve restando. Si el equipo es grande, adelanta cada paso un par de semanas.

Cuándo	Qué hay que tener hecho
8–12 semanas antes	Fecha elegida (con una segunda opción), presupuesto aproximado y decisión de comida o cena
6–8 semanas antes	Formato decidido, lugar confirmado y primera consulta de disponibilidad al proveedor
4 semanas antes	Propuesta aceptada y fecha reservada; convocatoria enviada al equipo preguntando por alergias y dietas
3 semanas antes	Recuento aproximado y lista de alérgenos e intolerancias en manos del proveedor
2 semanas antes	Asistentes confirmados, espacio revisado (mesas, vajilla, cocina o punto de agua) y horario cerrado
1 semana antes	Recuento definitivo, orden de brindis o actos y nombre de quien recibe al proveedor ese día
2–3 días antes	Últimas bajas y altas; aviso a recepción o a mantenimiento si hay descarga
El día	Una persona de la empresa con el teléfono a mano para coordinar llegada, montaje y hora de servicio

Si la comida es a principios de diciembre y ya estás en octubre, junta las dos primeras filas en una semana. Mejor una fecha reservada con el formato a medio decidir que un formato perfecto sin día.

Comida o cena de Navidad: cuál elegir

Las dos funcionan. Decide tu equipo, no la costumbre.

• Comida al mediodía. Se encaja en la jornada y termina a una hora razonable. Va bien si hay gente que vive lejos, tiene críos o no quiere volver de noche en coche.
• Cena. Tiene más aire de fiesta y deja alargar la sobremesa. A cambio, compite con las cenas de amigos y de familia, y las noches buenas se agotan antes.

Si dudas, pregunta a tres o cuatro compañeros de departamentos distintos. El ambiente lo pone la gente que viene, no quien firma la factura.

Formatos: en mesa, cóctel, estaciones o arroz en directo

Antes de pedir propuestas, piensa qué quieres que pase durante la comida. Cada formato empuja a una cosa distinta.

• Comida o cena en mesa. Entrantes, principal y postre servidos. Es la mejor para una sobremesa larga y la más cómoda con alergias, porque cada plato llega controlado. Pide más mesas, más menaje y más servicio.
• Cóctel de pie. Bocados fríos y calientes que van pasando por la sala. Mezcla departamentos y evita que cada uno se siente con los de siempre. Se queda corto si la gente tiene que salir bien comida y no hay nada después.
• Estaciones. Varios puntos (quesos, croquetas, arroz, dulces) por los que se va pasando. Aguanta bien grupos grandes, siempre que haya sitio para que no se formen colas.
• Arroz en directo. Una paellera al fuego delante del equipo es un punto de reunión natural: huele, se espera charlando y se sirve recién hecho. Si no tienes claro cómo funciona, te lo contamos en qué es un show cooking. Sirve de principal en una comida en mesa o de estación dentro de un cóctel.

Qué menú servir en una comida de Navidad de empresa

La tentación es montar una carta llena de novedades. Suele funcionar mejor lo contrario: platos que todo el mundo reconoce, bien hechos y a buena temperatura. Una pauta según el formato:

Formato	Qué suele funcionar
En mesa	Entrantes al centro para compartir, un principal (carne, pescado o arroz) y un postre sencillo
Cóctel	Mezcla de frío y caliente, piezas que se comen de un bocado y algo contundente al final
Estaciones	Tres o cuatro puntos bien distintos, con uno salado caliente que haga de plato fuerte
Arroz en directo	Picoteo de entrada mientras se cocina el arroz, y postre o dulces para cerrar

En cualquiera de los cuatro, deja preparada una alternativa sin carne, otra sin gluten y otra sin lácteos, y que la bebida sin alcohol sea algo más que agua.

Asistentes y confirmaciones: cómo cerrar el recuento

El número de personas es lo que más mueve el presupuesto y lo que más cambia. Unas cuantas reglas que ahorran disgustos:

1. Pon fecha de cierre a las confirmaciones y dila en la propia convocatoria.
2. Pide confirmación activa. «Avisad si no venís» trae sorpresas; «apuntaos si venís» da un número real.
3. Pregunta todo de una vez: asistencia, alergias, intolerancias y si viene alguien de fuera.
4. No olvides a quien no está en plantilla: becarios, temporales, colaboradores o gente de otras sedes.
5. Habla con el proveedor de hasta cuándo se puede ajustar el número y deja margen para las bajas de última hora.

Si el equipo trabaja a turnos, una comida a mediodía con salida escalonada suele ser más fácil que una cena. Y si lo que buscas es una pausa corta durante la jornada, mira nuestra guía de coffee break para empresas.

Alérgenos e intolerancias: qué dice la ley

En cualquier comida de empresa habrá alguien con alguna restricción, y quien sirve la comida tiene la obligación de informar.

La ley obliga a informar de los 14 alérgenos de declaración obligatoria también en la comida sin envasar: lo fija el Reglamento (UE) 1169/2011 y, en España, el Real Decreto 126/2015 concreta cómo darla (por escrito o de palabra, siempre con respaldo escrito).

Para ti, como organizador, se traduce en esto:

• Pregunta por alergias y dietas en la convocatoria.
• Pasa al proveedor una lista cerrada: cuántas personas y qué restricción tiene cada una.
• Pide por escrito los alérgenos de cada plato.
• Si hay una alergia grave, pregunta cómo se separa ese plato en cocina y en el servicio.
• Que los platos alternativos estén señalados en la mesa o en la estación.

Logística: espacio, horarios y montaje

Las comidas sencillas se complican por detalles que nadie apuntó:

• Espacio. Calcula mesas, sillas y paso entre ellas. Si se cocina en tu empresa o en un local, pregunta qué necesita el proveedor: acceso para la furgoneta, punto de agua y ventilación si hay fuegos.
• Vajilla y servicio. Pregunta siempre qué incluye la propuesta. En Xepep, camareros y menaje se detallan y presupuestan aparte según el formato, para que sepas qué pagas.
• Horario. Suma llegada, montaje, servicio y recogida. Si hay brindis, regalos o unas palabras de la dirección, dales su hueco y avisa de la hora.
• Factura. Si va a nombre de la empresa, da los datos fiscales al hacer el encargo.
• Plan B. Si hay terraza o patio, ten una alternativa a cubierto por si llueve o refresca.

Si la comida es en tu oficina o en tu nave, lo mejor es que quien conoce el edificio hable directamente con el proveedor.

Ideas para que la comida salga redonda

No hace falta ningún espectáculo para que la gente se lo pase bien. Lo que más se nota:

• Mezclar las mesas. Un plano sencillo o tarjetas con el nombre sientan juntos a gente de departamentos distintos.
• Un brindis corto. Cinco minutos de agradecimiento bastan; los discursos largos enfrían la comida.
• Un plato que dé conversación. Un arroz al fuego, una tabla de quesos o un buen corte de jamón hacen el trabajo solos.
• Música baja, que deje hablar.
• Algo rico para quien no bebe: un buen refresco, un vermut sin alcohol, una infusión.
• Hora de fin clara. Así cada uno decide cuánto se queda sin sentirse obligado.
• Fotos sí, pero con permiso si se van a publicar.

Siguiente paso

Con la fecha, el número aproximado y el formato en la cabeza, ya puedes pedir propuesta. En Navidad para empresas tienes cómo trabajamos estas comidas; si tu equipo prefiere celebrar en otra época, mira el catering para eventos de empresa. Cuando lo tengas, cuéntanos el día, el sitio y cuántos seréis y te decimos cómo lo haríamos.

Para trasladar las necesidades alimentarias al proveedor, consulta la guía de alérgenos en el catering de eventos.